Quanto Costa un Gestionale per Palestre? Guida Onesta ai Prezzi

Chiedi a tre fornitori quanto costa un gestionale palestra e otterrai tre non risposte. "Dipende dalla tua struttura." "Fissiamo prima una call." "Costruiamo un pacchetto su misura per ogni cliente." In questo settore il prezzo è una cifra che quasi tutti hanno deciso di tenere dietro a un form di contatto, e la conseguenza è che fare un budget diventa un esercizio di fantasia e confrontare due preventivi diventa quasi impossibile.

Una parte di quella vaghezza è sincera. Il prezzo si muove davvero in base al numero di iscritti, al modo in cui incassi le quote e a quanto hardware hai sulla porta. Il resto è tecnica di vendita. Quindi qui trovi la versione che di solito non finisce sulle landing page: i modelli di prezzo che incontrerai, le voci che nel primo preventivo non ci sono, e quanto spende realmente una struttura in base alla sua dimensione.

I quattro modi in cui viene calcolato il prezzo

Quasi ogni preventivo che riceverai rientra in una di queste quattro logiche, o mescola due di queste.

Canone fisso per sede

Un importo mensile fisso per ogni struttura, indipendentemente dagli iscritti. A seconda dei moduli attivi, di solito si colloca tra 80 e 400 EUR al mese.

Facile da mettere a budget, facile da confrontare, poco generoso con le realtà piccole. Uno studio di personal training con 60 clienti paga quanto una palestra da 900 iscritti. Ottimo per la palestra, molto meno per lo studio.

A iscritto attivo

Pochi centesimi per iscritto attivo al mese, quasi sempre con una soglia minima. Per esempio 0,20 EUR a iscritto con un minimo di 79 EUR.

In teoria è il modello più equo. In pratica, leggi con estrema attenzione la definizione di "attivo". Alcuni fornitori contano ogni anagrafica presente nel database, e questo significa che i 400 iscritti che hanno disdetto due anni fa sono ancora in fattura. Chiedi esplicitamente se rientrano nel conteggio le sospensioni, gli account dello staff, le prove scadute e i contatti mai convertiti. Tra le due definizioni può ballare il 30 per cento della bolletta.

Piattaforma base più moduli

Un prezzo di ingresso basso, poi una voce mensile separata per il controllo accessi, le automazioni di marketing, la business intelligence, l'app con il tuo marchio, la gestione turni del personale.

Il numero base fa un'ottima figura nella tabella comparativa. Poi scopri che le due cose che ti servivano davvero sono entrambe opzionali. Quando ricevi un preventivo a moduli, obbliga il fornitore a quotare la combinazione esatta che userai dal primo mese e quella che prevedi di usare tra due anni. Entrambe le cifre, per iscritto.

Software economico, pagato con le tue commissioni

Il canone è basso o gratuito e il fornitore guadagna su una percentuale di ogni incasso, addebito SDD o pagamento con carta.

Per una struttura piccola può essere davvero l'opzione più conveniente. Può anche diventare la voce più cara di tutto questo articolo.

Le commissioni di incasso sono dove si nasconde il costo vero

Prendi una palestra che incassa 25.000 EUR al mese di quote su circa 500 transazioni.

Con l'1,4 per cento più 0,25 EUR a transazione, siamo intorno ai 475 EUR al mese. Con il 2,9 per cento più 0,25 EUR, siamo a circa 850 EUR. Con addebito diretto SDD a 0,35 EUR fissi per incasso, siamo a 175 EUR.

Tra il caso migliore e il caso peggiore ballano più di 8.000 EUR l'anno, in una struttura che non è nemmeno grande. Quella differenza è molto più grande del divario tra un canone da 120 e uno da 250 EUR, e quasi tutti la saltano perché è scritta in percentuale invece che in euro.

Convertila in euro all'anno prima di firmare qualsiasi cosa. Poi fai due domande: posso portare il mio istituto di pagamento, e quanto costa il software se lo faccio. Alcuni fornitori rispondono subito. Altri diventano visibilmente meno entusiasti della conversazione.

In Italia c'è un motivo in più per insistere sull'SDD: su quote ricorrenti da 50 o 60 EUR, una commissione percentuale sulla carta erode molto più margine di quanto sembri, e il tasso di insoluti gestito bene è confrontabile.

Le voci che nel primo preventivo non ci sono

Il canone è la parte che tutti quotano. Queste sono le parti che arrivano dopo.

L'attivazione e l'onboarding sono di solito una tantum tra 300 e 1.500 EUR, a volte azzerati se ti impegni per un anno. La migrazione dei dati dal vecchio sistema può essere inclusa, può costare 500 EUR, oppure può tradursi in "mandaci un CSV e incrocia le dita". Se hai dieci anni di storico iscritti, contratti, mandati SDD e certificati medici, questa voce pesa più del canone mensile. Chiedi chi risponde se i mandati non si trasferiscono e il primo ciclo di incassi va a vuoto.

L'hardware è a parte ed è fisico. Tornelli, lettori di badge, scanner QR, un POS, un tablet per la reception. Un singolo lettore su una porta può stare sui 400 EUR. Un tornello integrato con il software è un'altra categoria di spesa, spesso qualche migliaio di euro.

Poi c'è l'assistenza. Attenzione ai piani in cui il supporto via email è incluso e il numero di telefono si paga a parte. Un lunedì sera, con il tornello bloccato e quaranta persone che aspettano fuori, il numero di telefono è il prodotto.

Formazione dello staff, utenze aggiuntive, crediti SMS per i promemoria automatici, integrazione con il gestionale contabile e la fatturazione elettronica: singolarmente sono voci piccole, insieme sono un secondo canone.

Quanto spende davvero una struttura, per dimensione

Questi sono gli ordini di grandezza che dovresti aspettarti raccogliendo preventivi, tutto compreso, canone più gli extra tipici.

Studio di personal training con un trainer e 40-80 clienti: circa 40-90 EUR al mese. Sopra quella cifra stai pagando capacità che non userai.

Studio con corsi di gruppo e 200-300 iscritti: circa 90-180 EUR al mese, qualcosa in più se vuoi un'app con il tuo marchio.

Palestra full service con 800-1.200 iscritti, controllo accessi in ingresso e incassi automatizzati: circa 180-400 EUR al mese, più 1.000-4.000 EUR di hardware il primo anno.

Quattro sedi con lo stesso marchio, abbonamenti condivisi e reportistica consolidata: circa 500-1.200 EUR al mese. A questa dimensione il prezzo per sede deve scendere, e se non scende vale la pena dirlo ad alta voce durante la trattativa.

Sono intervalli larghi, e lo sono di proposito. Un preventivo vicino al minimo di solito significa meno moduli oppure un margine recuperato sulle commissioni. Un preventivo sopra il massimo non è automaticamente sbagliato, ma il fornitore deve saperti spiegare esattamente cosa stai comprando.

Il calcolo che ti dice se conviene

Confrontare i software tra loro è l'esercizio sbagliato. Il confronto utile è tra il prezzo e quanto ti costa la situazione attuale.

Tre numeri, presi dai tuoi conti:

1. Le ore a settimana che la segreteria dedica ad attività che il software assorbirebbe: rincorrere insoluti, ribattere prenotazioni, rinnovare contratti a mano, ricordare i certificati medici in scadenza. Moltiplicale per il costo orario pieno di quella persona.
2. Quanto non hai incassato l'anno scorso. Carte scadute, SDD tornati indietro, rinnovi che nessuno ha ricontattato. Quasi nessuno ha mai sommato questa cifra, e il risultato di solito sorprende.
3. Gli iscritti persi in un mese che un semplice messaggio automatico avrebbe forse recuperato, moltiplicati per il ricavo medio mensile per iscritto.

Se la somma dei tre numeri è inferiore al costo annuo del software, non comprarlo adesso. Sistema il processo a mano e riparlane tra sei mesi. Se invece è tre o quattro volte superiore, cosa frequente sopra i 400 iscritti, allora la decisione non è più il canone. La decisione è quale sistema, e quanto in fretta riesci a migrare.

Su funzionalità trovi come sono organizzati i pezzi, anche se la risposta onesta è che il set giusto dipende da come lavora la tua struttura.

Cosa chiedere prima di firmare

Chiedi il totale del primo anno, attivazione, migrazione, hardware e formazione inclusi, come cifra unica in euro. Chiedi cosa diventa quella cifra con il 20 per cento di iscritti in più. Chiedi se i dati degli iscritti sono esportabili in un formato utilizzabile e quanto costa ottenerli. Chiedi la durata del preavviso di disdetta e se il prezzo è bloccato per la durata del contratto o indicizzato.

Poi fai quella che di solito produce il silenzio più informativo: quanto mi costa il software se smetto di usare il vostro sistema di incassi.

FAQ

Un gestionale gratuito può bastare?

Per un personal trainer con pochi clienti, sì. Un foglio di calcolo più un'agenda costano zero e reggono fino a una trentina di clienti. Oltre quella soglia il gratuito inizia a costarti in rinnovi persi e lavoro manuale, e il conto si ribalta. I piani gratuiti dentro prodotti commerciali sono un'altra cosa: sono una porta di ingresso verso le commissioni sugli incassi, il che è legittimo purché tu lo sappia.

Meglio pagare mensile o annuale?

Il contratto annuale fa risparmiare tipicamente tra il 10 e il 20 per cento e spesso include l'attivazione. Ti vincola però prima di sapere se il prodotto funziona nella tua struttura. Se è il tuo primo gestionale, paga mensile per i primi tre mesi se il fornitore lo consente, e passa all'annuale quando vedi che lo staff lo usa davvero. Quel sovrapprezzo per la flessibilità di solito vale la spesa.

Perché quasi nessun fornitore pubblica i prezzi?

In parte perché la cifra reale dipende da moduli e numero di iscritti. In parte perché un prezzo pubblico invita al confronto sul solo prezzo, cosa che non conviene a chi vende un prodotto più completo. È una posizione difendibile ed è anche scomoda per te. Il rimedio è dare a tutti i fornitori lo stesso brief scritto e chiedere il totale del primo anno su quel brief.

Da dove partire

Prendi carta e penna e scrivi il numero di iscritti, l'incassato mensile e i tre numeri del calcolo qui sopra. Con quelle cifre in mano una trattativa dura un quarto d'ora invece di tre call, e capisci subito se un preventivo è serio.

Se vuoi metterlo alla prova su una configurazione reale, prenota una demo e porta quei numeri. Quotiamo la configurazione che useresti davvero, incassi compresi, non quella che fa la figura migliore in una tabella comparativa.